为加强学校对各类公用经费采购文献资料的管理，规范采购文献资料的验收及分类入藏、财务报账程序等，经研究，特制订本规定。
第一条 本规定所指的文献资料是指以购买、受赠或以其他方式收集的图书、刊物、音像及其他文字、数据、数字资源等。本规定只针对使用各类经费所采购文献资料的管理，其余各种来源文献资料的管理，由另行制定的规定进行管理。
第二条 按采购文献资料的经费来源不同，分成下列四个类别进行管理：
第1类：使用校本级预算安排的专项文献资源建设经费购置的文献资料；
第2类：使用校本级预算安排的其它经费购置的文献资料；
第3类：使用各单位（部门）的预算安排或创收经费购置的文献资料；
第4类：使用来源于校外的纵向或横向科研项目经费（不含校设科研项目经费）购置的文献资料。
第三条 使用校本级预算安排的经费和各单位（部门）预算安排或创收经费等购置的文献资料，即属于本规定第二条第1、第2、第3类文献资料的，应作为学校的固定资产进行管理（不能作为固定资产管理的预订报刊、电子资源除外），均须登记并录入学校的图书馆图书集成管理系统，按馆藏图书文献资料纳入管理，供全校共享使用。
属于本规定第二条第4类文献资料的，由项目负责人根据实际需要确定是否作为固定资产。此类来源文献资料如不作为固定资产，则不纳入馆藏文献管理系统管理，但报账前仍须报经图书馆审核登记备案。
过刊合订本应作为固定资产和馆藏文献进行管理。
第四条 由校图书馆以外单位（部门）采购的文献资料，原则上所需经费由各采购单位（部门）承担，采购单位（部门）对所采购文献资料有优先使用权。
第五条 使用校本级预算安排的专项图书经费批量购置文献资料（即本规定第二条的第1类文献资料），按政府招投标采购规定进行采购，该来源文献资料由图书馆具体负责实施文献资料的采购、验收、报账、分编、加工入库、保管等项工作。
第六条 使用校本级预算安排的其它经费和各单位（部门）预算安排或创收经费购置文献资料（即本规定第二条的第2类、第3类文献资料），按如下两种情况分别办理：
1、如属于批量采购且册数达到50册以上（含50册）或采购金额达到人民币三千元（含三千元）以上，则由使用单位将选好的书目交由图书馆按招标采购流程统一采购，图书典藏后移交使用单位保管使用，购书经费由使用单位预算承担；
2、如一次性采购文献资料册数在50册以下且采购金额在人民币三千元以下，则可按零散采购办理，可由各使用单位（部门）按照学校有关物资采购有关规定和程序进行采购（图书馆可以提供协助）。在取得文献资料后，须填制一式四份的《桂林理工大学文献资料零散采购验收保管登记表》（以下简称登记表，格式见附表一），在登记表的“是否入藏”栏要填写“是”，并经采购人和采购单位（部门）验收人（或证明人）签字，然后由采购人将文献资料连同填制好的登记表及采购发票送交图书馆审核和登记注册。图书馆应当指定专人负责对登记表所填写的项目内容是否符合规定要求、登记表所填写文献资料信息与实物是否一致等进行检查审核，对通过审核的由审核人签字确认并加盖审核章。登记表一式四份：采购人留存一份，图书馆保存一份，另一份与采购发票、单据等一起由采购单位送交财务处报账，还有一份随同加工好的文献资料一起移交保管单位保存。图书馆负责对文献资料进行分编和加工，并将相关文献资料信息编入图书馆的图书集成管理系统中，然后将分编加工好的文献资料移交采购（或保管）单位管理、使用。如需要将所采购文献资料存放在图书馆保管的，应当在登记表的保存地点栏填写“图书馆”，相应的文献资料将入藏到图书馆。
第七条 属于本规定第二条中的第4类文献资料（即使用来源于校外纵向或横向科研项目经费购置的文献资料），可不作为固定资产进行管理，但在取得文献资料后，也须填制《桂林理工大学文献资料零散采购验收保管登记表》（格式见附表一），对于不作为固定资产的文献资料，在登记表的“是否入藏”栏填写“否”，保管地点按实际存放地点填写，经采购人、验收人（或证明人）签字后，将一式四份的“登记表”送交图书馆审核、登记备案。通过审核的，由审核人签字并加盖审核章进行确认。该类来源的文献资料可由采购单位（部门）资料室保管，或由项目组自行保管。
学校鼓励将使用科研经费购置的文献资料，作为馆藏文献录入集成管理系统按固定资产进行统一管理。
第八条 为开展专题学习，由学校有关单位（部门）统一购置，需发放给单位（部门）个人的学习资料，这类特殊用途的文献资料，可不作为学校固定资产和馆藏文献资料处理，但在发放前，须由购置发放单位出具经采购人（或经办人）、证明人共同签名，并经采购使用单位负责人签署审批意见的情况说明（还需加盖单位公章方为有效），将该情况说明与《桂林理工大学文献资料零散采购验收保管登记表》一同报送图书馆审核和登记备案（参照本规定的第七条办理）。
第九条 文献资料采购单位人员须凭采购发票、单据和已通过图书馆审核的《桂林理工大学文献资料零散采购验收保管登记表》，到财务处办理文献资料采购报账手续。
《桂林理工大学文献资料零散采购验收保管登记表》中的采购单位名称、经费类别、经费项目编号及名称*，以及表中的各栏目均应按要求填写。
第十条 各单位（部门）资料室应制订和完善相应管理规定；图书馆作为学校的文献资料主管部门，应对各单位（部门）的资料室进行监管和业务指导。
第十一条 本规定自发文之日起执行，原有关规定中与本规定不相符的，以本规定为准。
第十二条 本规定由图书馆负责解释。
附表一：《桂林理工大学文献资料零散采购验收保管登记表》
